Citavi – Knapp einer kleinen Katastrophe entgangen :D

Zur Zeit sitze ich an den Büchern für meine Masterarbeit. Dazu nutze ich, wie immer, Citavi zusammen mit Dropbox. Normalerweise eine ganz segensreiche Kombination: Zu Hause am großen Rechner mit Citavi arbeiten, an die Uni fahren und mit dem Netbook in der Bibliothek weiterarbeiten, dann wieder zu Hause fortfahren – trotz verschiedener Endgeräte an der gleichen Datei arbeiten, ohne hin und her mit USB-Stick.

Wie ich aber in der oben verlinkten Citavi-Vorstellung schon schrieb: Man muss dabei sehr vorsichtig sein. Seit vier Jahren klappt das so alles ganz gut, wenn man ein paar Kleinigkeiten beachtet. Aber die Cloud ist böse, sie nutzt jeden kleinen Fehler aus!

„Niemand versteht die Cloud!“

Doch, man kann die Cloud verstehen, jedenfalls die Dropbox-Cloud. Das Verständnis der Cloud hat mich gestern gerettet, nachdem ich zuerst Mist gebaut habe :D Das Ganze klingt erstmal kompliziert, ist es aber vielleicht gar nicht.

Also – es funktioniert so: Installiert man Dropbox, werden bei vorhandener Internetverbindung automatisch alle Änderungen an Dateien im lokalen Dropbox-Ordner mit dem Dropbox-Server, der Cloud, synchronisiert. Das heisst, dass normalerweise die Dateiversionen an dem Endgerät, an dem man gerade arbeitet, die gleichen sind, wie die auf dem Server.

citavi

Sobald ein weiteres Gerät mit dem gleichen Dropbox-Konto online geht, wird auch hier die Dropbox synchronisiert. Manchmal erkennt Dropbox sogar Konflikte – wenn er beim Initialisieren sieht, dass eine lokale Datei neuer ist als die Version auf dem Server, dann speichert er eine der beiden als „Konfliktdatei“ ab, so dass beide bestehen bleiben. Das hat auch schon ein paar mal geholfen, aber man sollte sich nicht darauf verlassen.

Es gibt also eigentlich nur zwei ganz einfache Regeln:

  • Sobald du fertig bist mit dem Arbeiten und Citavi schließt, stell sicher, dass du Internet hast, damit diese aktuellste Version synchronisiert wird
  • Bevor du an einem anderen Gerät anfängst zu arbeiten, WARTE, BIS DROPBOX SYNCHRONISIERT HAT

Mir wurde gestern fast Regel zwei zum Verhängnis :D Nachdem ich ein paar Tage nur zu Hause gearbeitet habe (dh: die aktuellste Version lag lokal auf dem Heimrechner und auf dem Dropbox-Server), ging ich wieder an die Uni, um dort mit dem Netbook weiterzumachen (dh: auf dem Netbook lag bis zur Synchronisierung lokal erstmal nur eine veraltete Datei).

An der Uni muss man die Internetverbindung immer erst manuell herstellen, das dauert eine kurze Zeit. Dann braucht Dropbox nochmal eine kurze Zeit, bis es alles synchronisiert hat – in der Zwischenzeit könnte der ungedulige Mensch auf die Idee kommen, schon mal die Citavi-Datei zu öffnen….. Don’t! Warning! Critical Damage!

Geöffnet wird dann die LOKALE Version, die womöglich schon ein paar Tage alt ist. Mit Glück erkennt Dropbox das Problem und speichert die neuere Version vom Server unter anderem Namen ab. Das am wenigsten Schlimme, was dann passieren kann, ist, dass man zwei aktuelle Versionen von zwei Endgeräten hat und die einfach nur wieder zusammenführen muss. Sofern einem auffällt, dass man Mist gebaut hat.

Der Super-GAU aber wäre, wenn Dropbox das Problem nicht erkennt, die neuere Version vom Server NICHT separat abspeichert, sondern im Gegensatz feststellt, dass inzwischen die lokale Version die Jüngste ist und die eigentlich aktuelle Version auf dem Server mit der älteren Version überschreibt, so dass man im Ernstfall einige Stunden Arbeit verliert.

Genau das habe ich gestern verbockt.

Zum Glück ist es mir aber noch in der Bibliothek aufgefallen.

Noch ist nicht alles verloren!

Selbst wenn die aktuellste Citavi-Version nun eben nicht verfügbar ist, weil man Mist gebaut hat, und selbst wenn Dropbox schon die alte Version mit dem Server synchronisiert hat – man kann das System noch immer überlisten.

Denn die aktuelle Version ist ja noch immer lokal auf dem anderen Endgerät gespeichert. So lange das nicht online geht, wird die dortige Version nicht synchronisiert.

Fatal falsch wäre es, einfach die alten Dateien aus der Dropbox zu entfernen. Das war mein erster Gedanke. Dann wäre ja nur noch die aktuelle Version da, keine andere mehr. ABER: Dropbox erkennt dann, dass auf dem Server was gelöscht wurde, denkt, dass das Absicht war (war es ja auch) UND ENTFERNT AUCH DIE AKTUELLE, LOKALE VERSION! Dann hätte man gar keine Datei mehr.

Die richtige Lösung ist also: Das Endgerät mit aktueller Datei darf nicht synchronisieren, darf ergo nicht online gehen. Habe Pierre, der zu Hause war, gebeten, das Netzwerkkabel aus dem Rechner zu ziehen, damit der, falls ich es vergesse, beim Booten nicht online geht und gleich synchronisiert.

Dann kann man gemütlich offline die aktuelle Citavi-Datei woanders speichern, dann wieder online gehen, den ganzen Müll synchronisieren lassen und am Ende durch die aktuelle Version ersetzen.

Achtung: Natürlich sollte man dann die Arbeit, die man zwischenzeitlich am anderen Endgerät getätigt hat, auch anderweitig speichern. Dann muss man am Ende nur alles in eine Datei zusammenkopieren.

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